Siapa pernah menyangka satu dunia terhenti aktivitinya apabila pandemik Covid-19 melanda dunia tahun lepas. Hampir kesemua aktiviti manusia terhenti dan semuanya duduk berkurung di rumah sahaja. Sehinggalah vaksin mula disuntik ke bahu-bahu manusia dan bilangannya menghampiri imuniti kelompok, baru kehidupan beransur-ansur kembali kepada biasa di beberapa negara.
Walaupun banyak perniagaan yang mempunyai pelan pengurusan krisis dan kesinambungan perniagaan, tiada yang bersedia untuk menghadapi senario seperti tahun lepas. Hampir kesemua perniagaan kini sudah merasai akibat kehilangan produktiviti apabila aktiviti dan operasi perniagaan diberhentikan untuk tempoh yang lama.
Pendapatan hilang tetapi kos dan komitmen kewangan tetap ada. Semakin lama perniagaan terpaksa ditutup semakin tinggi risiko ianya akan muflis kerana tidak mampu membayar komitmen kewangan.
Adalah penting bagi seorang usahawan yang memegang fungsi CEO untuk mempastikan perniagaannya mempunyai pelan pengurusan krisis dan kesinambungan perniagaan (business continuity plan) yang membolehkan risiko operasi terhenti dikurangkan ke tahap yang amat kecil. Biasanya, unit pengurusan risiko akan bertanggungjawab untuk memastikan setiap unit perniagaan ada pelan masing-masing dan kesemua pelan-pelan ini diuji supaya boleh dilaksanakan apabila operasi perniagaan terganggu.
Tidak semua krisis akan menyebabkan pelan kesinambungan perniagaan perlu diaktifkan. Krisis-krisis yang melibatkan pasaran dan kewangan misalnya memerlukan tindakan yang bersesuaian tetapi tidak sampai ke peringkat penutupan perniagaan. Namun, jika bekalan elektrik terputus untuk tempoh yang lama atau pun sistem teknologi maklumat tidak berfungsi, operasi perniagaan akan terganggu dan pelan kesinambungan perniagaan perlu diaktifkan.
Objektif pelan kesinambungan perniagaan ialah untuk mempastikan operasi perniagaan tidak terganggu untuk tempoh yang lama. Contohnya, sekiranya bekalan elektrik terputus, alatan UPS (uninterruptable power supply) akan membolehkan operasi berjalan tanpa gangguan buat sementara. Kemudian generator akan dipasang untuk menjana elektrik sehingga bekalan dari pencawang disambung semula.
Bagi ganguan sistem teknologi maklumat pula, biasanya akan ada satu lagi pusat data yang mempunyai sistem yang sama yang boleh diaktifkan bagi membolehkan operasi dijalankan seperti biasa sehinggalah sistem utama diperbaiki dan beroperasi semula.
Dari contoh-contoh di atas, pelan kesinambungan perniagaan memerlukan perniagaan melabur di dalam perkakas, sistem dan juga menyediakan lokasi yang membolehkan operasi perniagaan terus berjalan walaupun ada krisis. Satu pasukan kecemasan yang biasanya diketuai oleh CEO akan bertanggungjawab untuk mempastikan semuanya berjalan seperti yang dirancangkan.
Adalah satu amalan terbaik bagi perniagaan mengadakan simulasi krisis dan juga mencuba menggunakan sistem-sistem sandaran untuk diyakinkan bahawa semuanya berada di dalam keadaan yang baik dan boleh digunakan apabila diperlukan. Di dalam simulasi ini setiap langkah akan disemak secara terperinci bagi mencari kelemahan yang perlu diperbetulkan. Jika kelemahan yang disedari apabila krisis melanda, itu sudah terlambat.
Semua krisis yang boleh dijangka hendaklah disenaraikan dan dari situ keadaan yang boleh menyebabkan operasi perniagaan terganggu dikenal pasti. Langkah-langkah mitigasi yang membolehkan perniagaan boleh diteruskan seperti biasa atau pun dengan fungsi yang terhad tetapi masih boleh melayan pelanggan-pelanggannya hendaklah disenaraikan. Dari sinilah pelan kesinambungan perniagaan yang lengkap dibentuk dan orang-orang yang terlibat dikenalpasti dan disediakan supaya mampu bertindak apabila diperlukan.
Di dalam krisis, komunikasi yang jelas dan tepat merupakan satu perkara yang amat penting. Susun atur pelan komunikasi krisis hendaklah disediakan dan jurucakap-jurucakap dilantik dan peranan serta tanggungjawab mereka dijelaskan. Biasanya CEO akan menjadi jurucakap utama kerana dia mempunyai maklumat yang tepat dan terkini yang boleh dikongsikan dengan pihak-pihak yang berkenaan termasuk media apabila krisis berlaku.
Fokus komunikasi krisis ialah untuk meyakinkan semua pihak bahawa keadaan adalah terkawal dan menjelaskan perkara-perkara penting supaya tidak ada tindak balas panik dari mana-mana pihak. Sekiranya ada desas desus yang tidak benar, penjelasan hendaklah diberikan segera.
Ketua unit komunikasi korporat perniagaan kena rapat dengan CEO supaya dia pun nampak sama dengan apa yang CEO nampak. Ini akan membantu beliau menyusun pelan tindakan komunikasi yang lebih berkesan. Biasanya dia rapat dengan pihak media dan tahu bagaimana orang media berfikir. Jadi CEO kena bincang dahulu dengan ketua komunikasi korporat sebelum membuka mulut atau menulis apa-apa.
Keupayaan seorang CEO akan diuji apabila berlakunya krisis. Di ketika itu, CEO mestilah memimpin pasukannya dengan berkesan dengan menurut pelan pengurusan krisis atau pun pelan kesinambungan perniagaan. Akan ada ketika seorang CEO kena membuat keputusan segera dengan maklumat yang terhad. Pengetahuan yang mendalam di dalam selok belok perniagaan dan mengenali pihak-pihak yang berkenaan dengan dekat akan membolehkan CEO memilih apa yang perlu dilakukan di ketika itu.
Pelan pengurusan krisis dan kesinambungan perniagaan kena diperbaharui dengan berkala dengan mengambilkira perkembangan-perkembangan yang terbaharu. Sudah tentu, senario Covid-19 akan menjadi salah satu senario yang perlu kepada respon yang berkesan kerana kesemua kita sudah merasai kesannya kepada perniagaan masing-masing di ketika ini.
