Ada halatuju dan strategi yang cantik tidak menjamin perniagaan kita akan mencapainya begitu sahaja. Berniaga ini penuh risiko dan apa yang kita rancang hanya akan dicapai dengan pelaksanaan strategi yang mantap إن شاءالله.
Di antara perkara penting di dalam melaksanakan strategi ialah menyusun perniagaan supaya sesuai dengan model perniagaan dan strategi yang ditetapkan. Ini dilakukan dengan menyusun struktur organisasi supaya operasi berjalan lancar, nilai kepada pelanggan dapat dijana dan perniagaan mendapat keuntungan untuk dipulangkan kepada pemegang saham.
Jika perniagaan kita ni diandaikan sebagai sebuah pasukan bolasepak, menyusun struktur organisasi ni macam nak menyusun pemain di atas padang. Nak guna 4-2-4 ke, 4-3-3 ke, 4-4-2 ke atau apa-apa kombinasi yang lain. Susunatur ini ditetapkan berdasarkan apa yang pengurus pasukan mahukan bagi membawa pasukan ini memenangi piala yang dikejar.
Sama seperti formasi pasukan seperti yang disebut di atas, susun atur organisasi boleh diubah berdasarkan strategi dan keperluan, bukannya statik dan hanya ada satu cara sahaja. Yang menentukan susun atur ini ialah strategi dan keperluan perniagaan kita. Setelah ditetapkan struktur organisasi, barulah kita mencari pemain-pemain yang boleh membawa peranan kedudukan mereka dan mencapai fungsi kedudukan berkenaan.
Seorang CEO kena tetapkan peranan dan fungsi kedudukan jabatan dan orang-orang yang ada di dalam perniagaan yang diterajuinya. Bagi saya peranan adalah apa yang mahu dicapai di dalam strategi yang dipakai seperti Jabatan Pemasaran berperanan untuk membesarkan lagi jumlah pelanggan bernilai tinggi. Fungsi pula ialah apa yang dilakukan secara harian bagi memenuhi kehendak peranan tadi. Bagi Jabatan Pemasaran, mereka mungkin kena dapatkan data pasaran, tetapkan segmen yang dituju, fahami demografi segmen berkenaan, bentuk produk yang perlu dikeluarkan, menjalakan kempen promosi dan jualan dan pelbagai fungsi lagi.
Walaupun jabatan-jabatan di dalam perniagaan ada ketua masing-masing, mereka kena sentiasa berhubung dengan CEO bagi mengesahkan arah tuju jabatan mereka dan mendapatkan pandangan CEO berkenaan kemajuan atau pun apa-apa perkembangan semasa. Di sinilah CEO perlu membawa nilai tambah. Memberi pandangan yang boleh menjadi panduan kepada ketua jabatan untuk memperkukuhkan lagi prestasi jabatan berkenaan.
Oleh kerana perniagaan adalah satu perkara yang dinamik dan sentiasa berubah-ubah, seorang CEO kena berupaya untuk membaca perubahan-perubahan di dalam dan di luar perniagaan dan membuat perubahan kepada strategi dan pelan tindakan. Dia kena sampaikan pandangannya kepada ketua jabatan dan mencapai persetujuan apakah respon strategik yang perlu dilakukan di peringkat jabatan atau pun fungsi-fungsi di bawahnya.
Balik kepada pasukan bolasepak tadilah. Jika ketinggalan dan masa permainan hampir habis, pengurus akan mengarahkan supaya pemain pertahanan dan tengah supaya membantu serangan. Nak seri pun kena jaring gol dan lebih ramai yang berusaha dan mencuba, kemungkinan untuk mendapatkan gol lebih tinggi.
Setakat pengalaman saya, struktur organisasi adalah tanggungjawab CEO, bukan Jabatan Modal Insan. Ini adalah kerana setiap fungsi perniagaan yang ada hendaklah selari dengan strategi perniagaan. Oleh kerana CEO bertanggungjawab ke atas strategi, dia juga kena susun perniagaan mengikut apa yang perlu. Tentunya Ketua Jabatan Modal Insan akan memberikan pandangan tetapi kata akhir datangnya dari CEO.
Setelah peranan dan fungsi jabatan di dalam perniagaan ditetapkan, barulah dibentuk polisi dan proses (biasanya dikenali dengan SOP) yang membolehkan mereka berjalan dengan baik. Ada juga keadaan yang mana SOP yang lapuk menjadi pengaruh utama di dalam menentukan susun atur perniagaan. Itu memang sah terbalik.
Sebagai amalan tadbir urus yang baik, struktur organisasi akan dimaklumkan kepada lembaga pengarah. Mereka mungkin ada pandangan-pandangan yang bagus yang boleh dipertimbangkan oleh CEO. Namun, ahli lembaga pengarah kena ingat, peranan mereka hanyalah mengawas perniagaan, CEO bertanggungjawab menguruskan perjalanan perniagaan secara harian. Pandangan CEO kenalah dihormati melainkan ada yang tak kena yang amat jelas.
Oleh itu seorang CEO tidak boleh lari dari tanggungjawab untuk menentukan struktur organisasi perniagaan sentiasa mantap dan selari dengan strategi yang ditetapkan untuk mencapai matlamat perniagaan.
