Sebagai seorang CEO, kena bersedia untuk menghadiri mesyuarat dan pelbagai diskusi. Selain dari mesyuarat lembaga pengarah dan jawatankuasa pengarah, CEO biasanya akan mempengerusikan kesemua mesyuarat pengurusan. Dia juga menghadiri mesyuarat dengan pihak luar yang memerlukan kehadiran CEO.
Di samping mesyuarat, seorang CEO juga kena menghadiri pelbagai jenis diskusi samada di dalam perniagaan atau pun di luar, secara rasmi mahu pun perbualan ringan sahaja. Di dalam banyak keadaan, diskusi lebih tidak formal dan memudahkan perbincangan serta membuat keputusan. Diskusi boleh dijalankan sambil makan dan minum dan ini juga satu kaedah untuk mengukuhkan lagi hubungan dengan pelbagai pihak yang ada kaitan dengan perniagaan kita.
Agenda mesyuarat hendaklah ditentukan terlebih awal dan kertas-kertas mesyuarat hendaklah disediakan dengan sempurna dan diedarkan supaya kesemua ahli mesyuarat boleh membaca dan memahami isu dan penyelesaian yang dicadangkan. Jika kertas mesyuarat lewat atau pun ahli-ahli mesyuarat tidak bersedia, hasil yang diputuskan mungkin tidak masak dan dipertimbangkan dengan baik.
Mempengerusikan mesyuarat memerlukan seninya yang tersendiri. Pengerusi bukan sahaja perlu mempastikan agenda mesyuarat dibincang dengan terperinci tetapi dia juga kena memudahkan perbincangan supaya ianya berjalan dengan terbuka. Baiklah dibiarkan pembentang dan ahli-ahli mesyuarat lain untuk memberi pendapat dan pandangan masing-masing. Kalau CEO terlalu awal memberikan pandangan beliau takut orang yang tidak bersetuju terus diam.
Pengerusi kena memberikan peluang kepada semua orang untuk memberikan pandangan walaupun berbeza dengan pandangan pengerusi. Ini adalah penting supaya kita tidak membuat keputusan hanya kerana itulah yang dikehendaki oleh CEO. Mungkin ada perkara-perkara penting yang tidak disedari oleh CEO yang boleh dijelaskan atau diperbetulkan.
Oleh kerana manusia ini ada ego masing-masing, satu amalan yang baik ialah pre-council atau perbincangan sebelum mesyuarat. Oleh kerana perbincangan ini tidak formal, ianya kurang tegang dan persetujuan lebih mudah dicapai. Bila perkara yang sama dibawa masuk ke dalam mesyuarat, lebih senang isu yang sukar dimuktamadkan kerana sudah dipersetujui terlebih dahulu.
Samada di dalam mesyuarat mahu pun diskusi, seorang CEO kena menjadi pendengar yang baik. Cuba fahami apakah yang mahu disampaikan oleh pihak yang bercakap, apa fakta dan logik mereka dan adakah penyelesaian atau cadangan yang mereka sara berdasarkan andaian-andaian yang munasabah. Cara penyampaian dan bahasa badan juga akan memberikan banyak maklumat mengenai apa yang ada di dalam kepala orang yang bercakap.
Di dalam menentukan keputusan, seorang CEO kena melihat beberapa langkah ke hadapan. Adakah keputusan yang dibuat mempunyai kesan jangka pendek, sederhana dan panjang? Apakah isu dan risiko baharu yang akan timbul dan adakah risiko berkenaan boleh ditangani atau pun kurang mudaratnya berbanding dengan apa yang mahu diselesaikan di kala ini?
Satu perkara penting bagi saya ialah kejelasan prinsip di sebalik satu-satu keputusan. Bila prinsipnya jelas, senanglah kita mempertahankannya di masa hadapan. Prinsip demikian juga akan menjadi panduan bila keputusan hendak dilaksanakan.
Kemahiran untuk mendapatkan keputusan yang bersesuaian dengan kepentingan perniagaan adalah satu kemahiran yang perlu ada pada seorang usahawan yang menduduki kerusi CEO. Dia juga kena pandai untuk berurusan dengan pelbagai jenis manusia yang mempunyai pelbagai jenis perangai. Di sinilah keupayaan untuk mendengar adalah penting kerana jika kita membuka mulut tanpa kefahaman yang betul dan strategi yang kukuh, kepentingan perniagaan boleh terjejas.
Persediaan yang baik sebelum memasuki mesyuarat atau pun diskusi membolehkan seorang CEO meningkatkan kemungkinan untuk mencapai keputusan yang baik untuk perniagaan. Jika masuk mesyuarat tanpa persediaan, bukan sahaja orang lain akan nampak tetapi kepentingan perniagan boleh terjejas.
