Oleh kerana perniagaan pada asasnya adalah satu kumpulan manusia yang bekerjasama untuk mencapai matlamat yang ditetapkan, kualiti dan prestasi insan-insan yang ada di dalamnya adalah penting di dalam mencapai matlamat berkenaan. Di dalam masa yang sama, tidak semua ahli pasukan di bawah CEO akan kekal. Ada yang bersara dan ada pula yang membina kerjaya di tempat lain. Malah, CEO itu sendiri boleh bertukar di atas pelbagai sebab.
Oleh yang demikian, merancang penggantian ahli pasukan utama secara tersusun adalah salah satu amalan tadbir urus yang baik. Objektif perancangan penggantian (succession planning) ialah menyediakan calon-calon yang berkelayakan dan berwibawa bagi setiap kedudukan utama di dalam perniagaan. Bila ada kekosongan, secara idealnya, perniagaan tidak perlu tercari-cari penggantinya kerana sudah ada orang yang bersedia untuk memikul tanggungjawab berkenaan.
Di antara langkah-langkah utama di dalam perancangan penggantian adalah:
- Mengenalpasti kedudukan kritikal di dalam perniagaan;
- Mengenalpasti ilmu, kemahiran dan nilai yang perlu ada bagi mengisi setiap keduduKan kritikal berkenaan;
- Memadankan kriteria berkenaan dengan calon-calon yang ada di dalam organisasi;
- Bagi yang terpilih, jurang di antara ilmu, kemahiran dan nilai mereka dengan kriteria yang diperlukan dikenalpasti dan program pembangunan yang berkenaan ditetapkan;
- Program pembangunan dilaksanakan dan calon-calon dipantau prestasi mereka;
- Jika tidak ada calon dalaman yang layak, perniagaan kena membawa masuk orang luar yang layak, bergantung kepada kekosongan jawatan yang ada;
- Calon yang dibawa masuk perlu juga menjalani program pembangunan jika ada jurang ketara dari segi ilmu, kemahiran dan nilai; dan
- Bila ada kekosongan, calon-calon yang ada dinilai dan yang paling sesuai diberikan peluang untuk memikul tanggujawab yang ditetapkan itu.
Walaupun perancangan penggantian nampak macam boleh dilakukan secara yang tersusun, banyak perkara yang boleh menyebabkan ianya tergelincir dari perancangan. Biasanya yang utama ialah untuk mencari calon-calon yang sesuai dari dalam perniagaan. Jika mereka sudah lama di dalam perniagaan, mereka sudah selesa dengan apa yang sedang berjalan. Perniagaan pula sentiasa menghadapi ekosistem dan persaingan yang sentiasa berubah. Keperluan perniagaan mungkin akan bercanggah dengan kehendak orang lama yang sukar mahu berubah.
Jika ada calon-calon yang dikira sesuai pun, peluang mereka untuk naik ke pringkat yang seterusnya bergantung kepada keupayaan mereka untuk menutup jurang ilmu, kemahiran dan nilai yang dikehendaki oleh kedudukan yang berkenaan. Jika tidak ada peningkatan yang bermakna, susah untuk diberikan tanggungjawab kepada orang yang belum bersedia atau pun tidak cukup kemampuan untuk melaksanakannya.
Masalah di atas boleh memberi kesan negatif kepada perniagaan/organisasi yang memberi kenaikan pangkat berdasarkan masa (time-based) dan tidak berdasarkan merit (merit-based). Time-based lebih popular di kalangan pekerja tetapi tidak sesuai bagi perniagaan yang sentiasa perlu memberi respon kepada persaingan dan berubahan ekosistem.
Salah satu kaedah bagi meningkatkan ilmu dan kemahiran calon ialah dengan menggilirkan mereka di dalam jabatan-jabatan lain di dalam perniagaan. Ini membolehkan mereka belajar perkara baharu selain dari kemahiran yang sedia ada. Ini penting supaya kemahiran mereka tidak terlalu terhad di dalam bidang mereka sahaja.
Ada organisasi yang menggunakan kaedah menempatkan calon-calon yang berpotensi tinggi di organisasi luar bagi memperluaskan pengalaman mereka dan supaya mereka boleh belajar dan maklum amalan-amalan terkini yang ada di dalam industri. Pendedahan ini diharapakan menyediakan calon-calon berkenaan untuk mengambil kedudukan yang disasarkan untuk mereka.
Kedua-dua kaedah di atas memerlukan sokongan dari ketua jabatan. Ini bukan mudah kerana biasanya calon-calon yang masuk di dalam perancangan penggantian merupaka ahli pasukan yang bagus-bagus dan boleh dipercayai. Patahlah tangan ketua jabatan jika mereka dikeluarkan dari jabatan masing-masing. Di sinilah CEO kena bertegas jika rancangan penggantian mahu dilaksanakan secara serius.
Jawatan CEO itu sendiri pun perlu ada perancangan penggantian. Walaupun perniagaan itu mungkin dimiliki sepenuhnya oleh CEO dan dia merancang untuk mewariskan kedudukannya kepada anaknya, anaknya itu perlu juga disediakan untuk memegang jawatan CEO bila tiba masanya. Syaratnya masih sama, kena ada kelayakan seperti orang lain dan dia pun kena berminat juga. Jika tidak, tak jauhlah perjalanan perniagaan di bawah pengurusan anaknya itu.
Di dalam organisasi yang lebih besar, penggantian CEO biasanya diuruskan oleh jawatankuasa penamaan. Mereka akan mencari calon-calon yang sesuai dari dalam perniagaan dan akan dididik seperti calon-calon untuk jawatan lain. Jika perlu, calon-calon CEO ini dihantar untuk mendapatkan ilmu dan kelayakan baharu yang diperlukan. Tentunya rancangan jni mengambil masa yang panjang.
Jika tidak ada calon dalaman, kenalah dicari dari luar. Mungkin calon yang layak dibawa masuk ke dalam perniagaan dan diberikan tanggungjawab lain sementara menunggu masa untuk dijadikan CEO. Ini semua bergantung kepada keperluan dan jangka masa yang sesuai.
Satu perkara penting di dalam mendidik anak buah untuk lebih berjaya ialah seorang CEO tidak boleh takut anak buahnya menjadi lebih hebat dan pandai darinya. Sebaliknya dia hendaklah menjadi payung kepada mereka dan mendidik serta membentuk mereka dengan ikhlas. Jika perniagaan mahu dihebatkan, ia perlu kepada ramai orang yang hebat-hebat.
Untuk menarik orang hebat-hebat, suasana di dalam perniagaan kenalah menarik. Program pembangunan modal insan kena mantap dan ada banyak peluang untuk seorang ahli pasukan memberkembangkan bakat yang ada pada mereka. Budaya perniagaan pun kenalah berasaskan prestasi (performance-based culture).
Tanpa perancangan penggantian yang berkesan, ada risiko kecemerlangan perniagaan tidak kekal lama selepas orang-orang penting yang membentuknya meninggalkan perniagaan. Sebaliknya, rancangan penggantian yang berkesan akan membolehkan perniagaan terus berkembang dengan bakat-bakat hebat yang sentiasa dididik dan diberikan peluang untuk berkembang mekar. Seorang CEO bertanggungjawab untuk mempastikan penggantian yang lancar berlaku, walaupun untuk jawantannya sendiri.
